SOP : Pengertian, Tujuan, Fungsi, Dan Manfaat Lengkap

Posted on
5 (100%) 1 vote

SOP : Pengertian, Tujuan, Fungsi, Dan Manfaat Lengkap

SOP adalah – SOP atau Standart Operasional Prosedur adalah sebuah dokumen yang ada kaitannya dengan sebuah prosedur, yang dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan tujuan untuk mendapatkan hasil yang paling efektif. Pembuatan SOP ini diperoleh dari beberapa pekerja dengan jumlah biaya yang cukup rendah. SOP ini meliputi beberapa hal seperti manfaat, waktu dibuatnya revisi, metode dalam penulisan prosedur, dan ditambah dengan pembuatan flowchart di bagian akhir.

Hampir setiap perusahaan akan membutuhkan panduan dalam menjalankan tugas dan juga fungsi secara umum, pada setiap elemen dan unit dari perusahaan tersebut. SOP merupakan jenis sistem yang penyusunannya berfungsi untuk memudahkan, merapihkan, dan membuat pekerjaan menjadi lebih tertib. Di dalam sistem tersebut terdapat urutan dari proses pengerjaan atau dilakukannya pekerjaan, dari awal sampai akhir.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

Ada beberapa pengertian dari SOP yang berasal dari beberapa buku menurut para ahli. Diantaranya yaitu :

  1. SOP adalah panduan yang biasa digunakan untuk memastikan bahwa segala kegiatan operasional di suatu organisasi atau perusahaan, dapat berjalan dengan lancar dan baik. ( menurut Syailendra, 2015 : 11 ).
  2. SOP merupakan urutan atau langkah-langkah pada suatu pelaksaan pekerjaan, yang dimana pekerjaan itu dilakukan, berkaitan dengan hal-hal yang dilakukan, bagaimana cara melakukannya, bagaimana jika dilakukan, di mana tempat melakukannya, dan siapa yang melakukan pekerjaan tersebut. ( menurut Moekjizat, 2008 ).
  3. SOP adalah suatu pedoman atau bisa disebut sebagai acuan, dalam melaksanakan suatu tugas yang sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja pada instansi pemerintah yang didasarkan pada beberapa indikator teknis, administratif dan prosedural yang sesuai dengan tata kerja, prosedur dan sistem kerja yang bersangkutan. ( menurut Tjipto Atmoko, 2011 ).
  4. SOP adalah dokumen yang di dalamnya terdapat serangkaian instruksi yang tertulis yang dibakukan. Di dalamnya terdapat proses penyelenggaraan administrasi perkantoran dengan tata cara melakukan suatu jenis pekerjaan, waktu pelaksanaannya, tempat diselenggarakannya kegiatan, dan juga aktor yang memiliki peran dalam suatu kegiatan. ( menurut Insani, 2010 : 1).
Baca Juga :   Koperasi : Pengertian, Asas, Tujuan, Fungsi, Peran dan Landasannya Lengkap

Tujuan Dan Fungsi Dari SOP

Tujuan dibuatnya SOP adalah untuk menjelaskan rincian dan standar tetap tentang suatu aktivitas pekerjaan yang dilakukan berulang kali. Dan diselenggarakan di dalam suatu organisasi tertentu. SOP yang baik adalah SOP yang dapat menjadikan sebuah arus kerja yang lebih baik lagi. Yang dapat menjadi panduan untuk para karyawan baru, yang dapat menghemat biaya, yang memudahkan pengawasan, dan mampu mengakibatkan koordinasi yang baik diantara beberapa bagian yang berlainan di suatu perusahaan tertentu.

Berikut ini ada beberapa tujuan dibuatnya SOP menurut Indah Puji 2014 : 30 :

  1. Untuk menjaga konsistensi pada tingkat penampilan kinerja di suatu kondisi tertentu, atau setiap petugas dan lingkungan dalam melaksanakan suatu tugas dan pekerjaan tertentu.
  2. Dapat dijadikan acuan dalam melaksanakan kegiatan untuk sesama pekerja dan supervisor.
  3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan sehingga dapat menghindari dan menghindari adanya konflik. Selain itu SOP juga dibuat untuk menghindari keraguan, duplikasi dan adanya pemborosan waktu dalam pelaksanaan suatu kegiatan.
  4. Menjadi parameter dalam penilaian untuk meningkatkan mutu pelayanan.
  5. Untuk menjamin penggunaan tenaga dan juga sumber daya dengan cara yang efisien dan efektif.
  6. Untuk menjelaskan alur suatu tugas, termasuk pada wewenang dan tanggung jawab dari petugas di suatu kegiatan.
  7. Menjadi dokumen yang dapat menjelaskan dan menilai bagaimana proses pelaksanaan suatu kegiatan atau pekerjaan, jika terjadi kesalahan atau bahkan dugaan munculnya mal praktek, dan kesalahan yang terjadi pada administratif. Sifatnya adalah untuk melindungi rumah sakit dan pettugas di sana.
  8. Menjadi dokumen yang biasanya digunakan untuk suatu pelatihan.
  9. Menjadi dokumen sejarah jika ada revisi SOP yang baru.

Fungsi SOP menurut Indah Puji 2014 : 35 diantaranya yaitu :

  1. Untuk melancarkan tugas petugas atau pegawai di dalam suatu unit atau tim kerja.
  2. Menjadi dasar hukum jika terjadi sebuah penyimpangan.
  3. Mengetahui dengan pasti bagaimana hambatan yang terjadi dan mudah dilacak.
  4. Mengarahkan para petugas dan pegawai, untuk sama-sama bersikap disiplin dalam bekerja.
  5. Menjadi pedoman dalam melaksanakan semua kegiatan rutin sehari-hari.
Baca Juga :   Koperasi : Pengertian, Asas, Tujuan, Fungsi, Peran dan Landasannya Lengkap

Manfaat SOP

SOP yang juga sering disebut sebagai prosedur tetap yang tertulis, tentang apa saja yang harus dilakukan, kapan pelaksanaannya, di mana dilaksanakan, oleh siapa dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi di dalam proses pelaksanaan kegiatan. Yang dilakukan oleh seluruh pegawai yang (mungkin) mengganggu kinerja organisasi atau instansi pemerintah keseluruhan. Jika dilihat dari pengertian tersebut, maka manfaat dari SOP ini adalah :

  1. Menjadi standarisasi cara yang dilakukan oleh seorang pegawai dalam menyelesaikan suatu pekerjaan khusus. Serta untuk mengurangi segala kesalahan dan kelalaian yang dilakukan.
  2. Dengan adanya SOP maka akan membantu setiap staf untuk jadi lebih mandiri, dan tidak tergantung pada intervensi dalam manajemen. Sehingga hal itu dapat mengurangi keterlibatan pemimpin dalam pelaksanaan yang dilakukan sehari-hari.
  3. Dapat meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab yang khusus, saat melaksanakan tugas.
  4. Dapat menciptakan ukuran standar kinerja yang pada setiap pegawai. Dengan cara yang konkret dalam memperbaiki kinerja, dan membantu mengevaluasi segala usaha yang dilakukan.
  5. Untuk menciptakan bahan untuk training yang dapat membantu para pegawai yang baru, agar mereka cepat memahami dan mengerjakan pekerjaannya.
  6. Untuk menunjukkan kinerja pada organisasi yang efisien, yang dikelola dengan cara yang baik.
  7. Untuk menyediakan pedoman untuk para pegawai yang terdapat di unit pelayanan, dalam melaksanakan suatu pemberian pelayanan di kegiatan sehari-hari.
  8. Untuk mengindari tumpang tindih dalam melaksanakan tugas dalam memberikan pelayanan.
  9. Untuk membantu menelusuri setiap kesalahan prosedural, dalam memberikan pelayanan. Dan menjamin setiap proses pelayanan agar tetap berjalan di setiap situasi yang terjadi.

Prinsip SOP

Dalam PERMENPAN disebutkan bahwa penyusuan suatu SOP harus didasarkan pada beberapa prinsip seperti misalnya : kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada penggunanya, adanya kepatuhan akan hukum, dan kepastian hukum. Berikut penjelasannya :

Baca Juga :   Koperasi : Pengertian, Asas, Tujuan, Fungsi, Peran dan Landasannya Lengkap

Konsisten

SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa saja, dan dalam kondisi apa saja. Oleh semua jajaran organisasi di dalam pemerintahan.

Komitmen

Sebaiknya SOP yang dibuat dilaksanakan dengan komitmen penuh dari setiap jajaran organisasi. Baik dari level paling rendah maupun level tertinggi.

Perbaikan yang berkelanjutan

Pelaksanaan setiap SOP harus terbuka pada setiap penyempurnaan, untuk mendapatkan prosedur yang tepat, efektif dan juga efisien.

Mengikat

Sebaiknya SOP juga mampu mengikat setiap pelaksana dalam melaksanakan tugasnya agar sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.

Setiap unsur harus memiliki peran penting

Semua pegawai dengan peran tertentu harus sesuai dengan prosedur yang telah distandarkan. Jika pegawai tersebut tidak melaksanakan tugas atau perannya dengan baik, maka hal itu akan mengganggu proses yang akan berdampak pada proses penyelanggaraan dalam pemerintahan.

Terdokumentasi dengan cara yang baik

Seluruh prosedur yang telah dibuat atau distandarkan, harus didomentasikan dengan baik. Agar hal itu dapat dijadikan referensi untuk mereka yang memerlukan.

Demikian pembahasan mengenai SOP yang dikembangkan kembali dengan tujuan, fungsi dan manfaatnya secara lengkap.

Baca Juga :